Politique de confidentialité

1. Responsable du service et rôles des parties

WeAssign est une solution logicielle de gestion (CRM/ERP) destinée aux entreprises de services du numérique (ESN) : suivi des candidats et consultants, relation client, missions, comptes rendus d'activité, ressources humaines et facturation.

Pendant la phase de lancement, le service est exploité sous la dénomination « WeAssign ». Les informations légales complètes de la société éditrice seront publiées dès son immatriculation.

Au sens du Règlement (UE) 2016/679 (« RGPD »), les rôles sont les suivants :

• chaque ESN cliente est responsable du traitement des données qu'elle enregistre et gère dans son espace WeAssign (candidats, consultants, contacts, données RH, activité, facturation). Elle décide des finalités et des durées ;
• WeAssign agit en qualité de sous-traitant(article 28 du RGPD) pour ces données : nous les hébergeons et les traitons pour le compte de l'ESN, sur ses instructions, sans les exploiter à nos propres fins commerciales ;
• WeAssign est responsable du traitement uniquement pour les données nécessaires à la gestion de ses propres clients, utilisateurs, contrats, facturation, support et sécurité.

2. Données traitées dans l'application

a. Comptes utilisateurs

• nom et prénom ;
• adresse e-mail professionnelle ;
• rôle et droits d'accès dans l'application ;
• informations techniques de connexion et journaux de sécurité.

b. Candidats et consultants

• identité, intitulé de poste, parcours professionnel, compétences ;
• photo de profil lorsqu'elle est renseignée ;
• lien vers un profil professionnel public lorsqu'il est fourni ;
• coordonnées professionnelles ;
• éléments de suivi du recrutement : statut, entretiens, source, prétentions.

c. Dossier RH des consultants recrutés

Selon les besoins et obligations de l'employeur :

• données contractuelles et administratives : type de contrat, dates, rémunération ;
• coordonnées bancaires (IBAN) et numéro de sécurité sociale ;
• le cas échéant, reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH) — donnée relevant de l'article 9 du RGPD, traitée uniquement au titre des obligations légales de l'employeur (article 9.2.b).

Ces champs font l'objet de restrictions d'accès renforcées: ils sont exclus des lectures ordinaires de la base et ne sont accessibles qu'aux personnes habilitées au sein de l'ESN (direction, RH), via un contrôle appliqué côté serveur.

d. Clients et contacts professionnels

• sociétés clientes de l'ESN : dénomination, secteur, adresse ;
• contacts chez ces clients : identité, fonction, coordonnées professionnelles, lien vers un profil professionnel public lorsqu'il est renseigné.

e. Activité et facturation

• comptes rendus d'activité, congés et absences, notes de frais ;
• devis, bons de commande, factures et informations comptables associées.

3. Fonctionnement de l'extension Chrome WeAssign

L'extension Chrome WeAssign est réservée aux utilisateurs disposant d'un compte WeAssign valide.

Son unique objectifest d'aider l'utilisateur à créer ou compléter manuellement une fiche candidat ou contact dans son espace WeAssign, à partir des informations affichées sur une page LinkedIn qu'il consulte lui-même. Elle fonctionne uniquement à sa demande explicite.

Lorsque l'utilisateur ouvre le panneau sur une page LinkedIn :

• l'extension lit uniquement les informations visibles sur la page consultée(profil public ou onglet « Personnes » d'une page entreprise) ;
• les informations détectées sont affichées dans un formulaire modifiable ;
• l'utilisateur choisit librement de les corriger, compléter, transmettre à son espace — ou non.

L'extension ne réalise jamais :

• de collecte en arrière-plan ;
• d'exploration automatisée de profils ;
• de défilement automatique ni de pagination automatique ;
• de navigation automatisée ;
• d'extraction massive de données ;
• de surveillance de la navigation ;
• de suivi publicitaire ni de profilage ;
• de vente ou de partage de données à des fins marketing.

Elle n'accède pas aux messages privés LinkedIn.

Les numéros de téléphone et adresses e-mail ne sont jamais lus depuis LinkedIn, y compris lorsque la page les affiche : ces champs se saisissent à la main dans le panneau. Ce sont des données partagées avec un réseau professionnel, pas avec un outil de gestion.

La photo n'est pas copiée : seule son adresse publique est référencée.

Les informations traitées via l'extension servent exclusivement à fournir la fonctionnalité demandée par l'utilisateur. Elles ne sont utilisées ni pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle, ni pour alimenter des services tiers.

Le jeton d'authentification de l'utilisateur est conservé localement sur son appareil (chrome.storage.local) et supprimé à la déconnexion.

4. Finalités et bases légales

Les traitements sont réalisés pour les finalités suivantes :

• gestion du recrutement et de la relation commerciale des ESN ;
• gestion administrative et RH des consultants ;
• gestion des missions, de l'activité et de la facturation ;
• fourniture du service, authentification, sécurité et support.

Les bases légales applicables sont notamment :

• l'exécution d'un contrat(articles 6.1.b) — contrat de travail des consultants, contrats de l'ESN, contrat entre WeAssign et l'ESN ;
• le respect d'obligations légales(article 6.1.c), et l'article 9.2.b pour les données relevant du droit du travail et de la protection sociale ;
• l'intérêt légitime (article 6.1.f) du responsable du traitement, notamment pour constituer et gérer un vivier de candidats et un carnet de contacts professionnels.

Lorsqu'une ESN enregistre des informations concernant une personne à partir d'une source externe, notamment un profil professionnel public, elle demeure responsabledu respect de ses obligations d'information prévues par le RGPD, en particulier à l'article 14.

5. Hébergement et sous-traitants

WeAssign s'appuie sur les prestataires suivants :

• Supabase — base de données et authentification, hébergement en région Paris, France ;
• Vercel— hébergement de l'application web ;
• Resend — envoi des e-mails transactionnels.

Ces prestataires agissent en qualité de sous-traitants, liés par des accords de traitement des données.

Lorsque certains prestataires ou leurs sociétés affiliées sont établis hors de l'Union européenne, les transferts éventuels sont encadrés par les mécanismes reconnus par le RGPD, notamment les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne.

Aucune donnée n'est vendue, ni transmise à des tiers à des fins publicitaires, de profilage ou de revente.

6. Durées de conservation

Les durées sont définies par chaque ESN responsable du traitement. À défaut de configuration spécifique :

• candidatures non retenues : au maximum deux ans après le dernier contact, conformément aux recommandations de la CNIL ;
• données RH et éléments de paie: durées légales applicables à l'employeur ;
• documents comptables et factures : durée imposée par la réglementation ;
• comptes utilisateurs : durée de la relation contractuelle, puis suppression ;
• session de l'extension : supprimée à la déconnexion ou à la désinstallation.

7. Droits des personnes

Toute personne concernée dispose des droits prévus par la réglementation applicable : accès, rectification, effacement, limitation, opposition, et portabilité lorsque celui-ci est applicable.

Les demandes doivent être adressées en priorité à l'ESN responsable du traitement. WeAssign assiste ses clients dans le traitement de ces demandes lorsqu'il agit en qualité de sous-traitant, et peut être contacté à l'adresse indiquée en section 11.

Toute personne dispose également du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés, cnil.fr).

8. Permissions utilisées par l'extension Chrome

Chaque permission demandée correspond à une fonctionnalité nécessaire. L'extension ne demande aucune permission sans usage direct.

• Accès aux pages linkedin.com— lire les informations affichées à l'écran, à la demande de l'utilisateur, afin de pré-remplir le formulaire ;
• storage — conserver localement les informations de session ;
• activeTab, tabs et scripting— interagir avec l'onglet actif lorsque l'utilisateur se sert de l'extension, et détecter les changements de page pour rafraîchir le panneau. Aucun historique de navigation n'est collecté ni conservé ;
• sidePanel— afficher l'interface de l'extension ;
• Accès aux services WeAssign et Supabase— transmettre les informations validées par l'utilisateur vers son espace authentifié.

Aucune permission n'est utilisée pour surveiller l'activité générale de navigation de l'utilisateur.

9. Sécurité

WeAssign met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données personnelles contre tout accès non autorisé, altération, divulgation ou destruction. Ces mesures incluent notamment :

• chiffrement des communications (HTTPS/TLS) ;
• contrôle d'accès par rôles, appliqué côté serveur ;
• séparation logique des données entre ESN : un utilisateur ne peut accéder qu'aux données de sa propre entreprise ;
• restrictions renforcées sur les données RH sensibles (coordonnées bancaires, numéro de sécurité sociale, RQTH), exclues des lectures ordinaires ;
• journalisation des événements de sécurité pertinents.

En cas de violation de données personnelles, WeAssign assiste les ESN concernées afin qu'elles puissent respecter leurs obligations réglementaires.

10. Cookies et stockage local

WeAssign utilise uniquement les cookies et mécanismes de stockage strictement nécessaires au fonctionnement du service, à l'authentification et à la sécurité. Aucun cookie publicitaire ni traceur tiers n'est utilisé.

11. Contact

Pour toute question relative à la protection des données ou à la présente politique : contact@we-assign.com

La présente politique peut être modifiée afin de refléter les évolutions du service, de la réglementation ou des mesures de sécurité mises en œuvre. La date de dernière mise à jour figurant en tête du document fait foi. Les modifications substantielles sont signalées aux ESN clientes.